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手帳のタスク管理のやり方｜バーチカル・レフト式のToDoとガントチャート
手帳でのタスク管理と時間の使い方｜バーチカルとレフト式の書き分け
こんにちは。FreeLife Design、運営者の「ケイ」です。
手帳でタスク管理をしようとして、やることをマンスリーの余白や週間ページのメモ欄、付箋にと、あちこちに書いてしまうことはありませんか。
書く場所が増えるほど、どれが最新のやることリストなのか分からなくなって、せっかく書いたToDoを見失いがちですよね。
結論からお伝えすると、タスクは残す場所を手帳の中の1か所に固定し、時刻が決まるものはバーチカルの時間軸へ直接置いていくと、あちこちへ書き写す手間を減らせます。
ただ、NOLTYの公式冊子でもToDoはいったんメモスペースに書き出してから時間軸へ入れる流れになっているので、書き写しがまったくなくなるわけではありません。
この記事では、ToDoリスト・タイムスケジュール・ガントチャートをどのページに置くかをフォーマット別に対応づけて、月間と週間の使い分けまで1つの型として整理しました。
紹介する使い方は、NOLTY・高橋書店・コクヨ・ほぼ日手帳などのメーカーが、公式サイトや公式冊子、過去の公式記事で説明している内容をもとにしています。
この記事で理解できることは、次の4つです。
- タスクを残す場所を1か所に固定し、時間は時間軸に置くという基本の考え方
- バーチカル・レフト式・週間ブロック・マンスリーごとのToDoの置き場所
- 一日のタイムスケジュールの組み方と、予定と実績の差の書き足し方
- 手帳でのガントチャートの書き方と、月間と週間の使い分けの型
手帳のタスク管理は置き場所を決める
手帳でのタスク管理がうまく回らないとき、原因はToDoの書き方より、書く場所が決まっていないことにあるのかもしれません。
コクヨが2022年に公式マガジンで紹介したアンケートには、紙でタスクを管理する人の悩みとして、タスクを翌日に回すたびに次の日の欄へ書き直すのが大変という声が載っていました。
付箋に書いたタスクが、時間がたつと「景色のように」なってしまうという悩みもあったそうです。
このアンケートはコクヨのTwitter・Instagram・LINEのフォロワーに聞いたもので、回答は252件でした。
紙の手帳を使う人に回答が偏っている可能性があることは、記事の中でも触れられています。
それでも、書き直しの手間と、書いたのに見なくなるという2つの悩みは、手帳でタスクを管理している方なら思い当たるところがあるかなと思います。
この章では、この2つの悩みを減らすために、タスクを残す場所と時間を書く場所をそれぞれ決めておく考え方を、メーカーの説明から見ていきます。
タスクを残す場所を1か所に固定する
1つ目は、やることを書き出す場所を、手帳の中で1か所に決めておくことです。
NOLTYの公式冊子は、今週のToDoを週間ページのメモスペースに書き出すよう勧めています（出典：NOLTY 公式冊子 手帳活用術（PDF））。
書き出すToDoは、目標達成のためにやらなければならないこと、そのほかにやらなければならないこと、やりたいことの3種類で、冊子ではどれも細かく分けた行動の単位にするよう書かれていました。
細かく分けると、必要な時間を見積もりやすくなり、手順も確かめられるのがメリットだそうです。
冊子には、「企画書を作成する」というToDoを7つの工程に分け、それぞれに10分から60分の見積もりを付けた図も載っていました。
書き出したToDoには、重要度と緊急度の組み合わせで4つのゾーンに分けて優先順位を付けていく流れです。
ToDoを1か所に集めておけば、見返す場所も1つで済むので、書いたのに見なくなるという悩みも減らしやすくなるかも。
コクヨの記事で紹介されていた野帳の実例でも、週の初めに今週のタスクを1ページへ書き出してA・B・Cでランクを付け、仕事のすべてを1冊に集めることがポイントとされていました。
1人の使い方ではありますが、置き場所を1つにまとめるという考え方は同じです。
とはいえ、今月中に終わらずに来月へ持ち越すタスクも出てきますよね。
NOLTYの手帳活用レシピでは、来月に持ち越すことは直接書かずにふせんに書いて動かす方法が紹介されています。
シヤチハタも、変わりそうな予定は付箋に書いて貼っておけば、書き直しの手間がないと説明していました。
書き直す代わりに貼り替えるだけなら、残す場所を1か所に決めたままでも、日付の移動に対応しやすくなります。
ページの中で先送りしたタスクへの印の付け方は、予定とタスクを分ける記号と、完了・移動・中止の印の付け方をまとめた記事で詳しく紹介しています。
時間は時間軸に直接置く
2つ目は、いつやるかが決まったToDoを、時刻の入った時間軸へ直接書き込むことです。
NOLTYの冊子では、スケジュールを書く順番として、すでに決まっている予定、優先順位の高いToDo、優先順位の低いToDoを実行できるすき間時間の見通し、という3つの手順が示されています。
図の中でも、ToDoを時間軸へ入れるときに、必要な時間を見積もって記入すると添えられていました。
優先順位の低いToDoは無理に時間軸へ入れず、すき間時間に実行するToDoリストとして残しておく使い分けですね。
NOLTYプランナーズのコラムでも、バーチカルでは「10:00〜テレアポ」のように、いつどのタスクを進めるかを時刻で予定に入れる使い方が紹介されています。
高橋書店も、時間軸にやることを落とし込んでいけば、いつまでに何をやるのかが一目でわかるとしていて、同社の表記は「バーティカル式」です。
NOLTYプランナーズの別のコラムには、タスクは書き出しただけでは忙しさに押されて実行できないこともあるので、スケジュールに組み込むとよいという趣旨の説明もありました。
時刻の決まったToDoを最初から時間軸に書けば、メモ欄から別の欄へ写す回数が減り、転記の手間を減らせるというのがこの記事の考え方です。
ただし、NOLTYの冊子自体がメモスペースに書き出してから時間軸へ入れる2段階の流れなので、書き写しを完全になくせるとまでは言えません。
反対に、書き写しをあえて残して、タスクを選び直す機会に使う考え方もあります。
コクヨの記事で紹介されていた編集担当の方の例では、終わらなかったタスクに印を付けて翌日のページへ書き写し、その書き写しが自分を動かすエンジンにもなると捉えていました。
バレットジャーナルの公式サイトも、書き直す手間をかける価値がない項目なら、それほど重要ではないのだろうという立場をとっています。
書き写しと先送りの印をどう付けるかは、バレットジャーナルの公式のキー3つとタスクの4つの状態を一覧にした記事が参考になりますよ。
フォーマット別のToDoの置き場所
タスクを残す場所を1か所に決めるといっても、どこがその場所になるかは、使っている手帳のフォーマットによって変わります。
縦に時間軸が並ぶバーチカルなら時間軸と補助の欄、左に予定欄と右にメモ欄があるレフト式なら右のメモ、曜日ごとに枠が分かれた週間ブロックならその枠の中というように、置き場所の候補が違ってくるためです。
メーカー各社もフォーマットごとにToDoの書き方を説明していて、読み比べると、形式ごとに向いている置き場所がある程度見えてきます。
この章では、バーチカル、レフト式、週間ブロックとマンスリーの順に、ToDoをどこに置いて時間をどう書くかを整理し、最後に早見表にまとめました。
それぞれの形式の定義や、時間軸の範囲・刻み幅といった紙面のつくりの違いは、バーチカル・レフト・マンスリーなどのフォーマットの違いと向き不向きを比べた記事で詳しく説明しているので、ここでは置き場所の話に絞りますね。
バーチカルは時間軸とチェック欄
バーチカルは、1日ごとの列に縦の時間軸が並んだフォーマットで、時刻の決まったToDoは時間軸へ直接書き込めます。
コクヨの公式ショップのコラムでは、縦の時間軸に矢印やマーカーで枠を付けると、必要な時間や使った時間の長さが直感的にわかる点がメリットとして挙げられていました。
EDiTを販売するマークスも、週間バーチカルについて、1週間の予定や空き時間がひと目で把握できると説明しています。
シヤチハタによると、バーチカル式は予定だけでなく、何にどれだけの時間を使ったのかを記録しやすいのも特長だそうです。
時刻の決まらないToDoの置き場所になるのが、時間軸の横や下にある補助のメモ欄です。
高橋書店は、バーティカル式のメモ欄のうちチェックボックス付きのタイプを目標管理やToDoリスト向けとし、一般的なメモ欄は差し込みの仕事や振り返りに使えるとしています。
一方で、週間ページにまとまったメモスペースがないことをバーティカル式の気になるところに挙げ、右や下に大きめのメモ欄がある商品が人気だとも書いていました。
ToDoが多い方は、時間軸の横か下に、チェックボックス付きの欄やまとまったメモ欄がある手帳を選ぶと、置き場所に困りにくいかなと思います。
コクヨが2025年版の発売時に案内していたジブン手帳 Bizのように、24時間軸の週間バーチカルに、TODOリストやメモを書き込めるスペースを備えた手帳もあります。
マークスは、EDiTの週間ノートのざっくり3分割のバーチカルを、TODO管理や、仕事と家族のような複数の予定の管理に向くと紹介しています。
その3分割を「スケジュール / TODOリスト」のように分け、やることが多い人はリストの部分に2マス使うという提案もありました。
NOLTYの手帳活用レシピも、バーチカルに慣れるまでは、ToDoを日ごとに細かく書くのがおすすめとしています。
バーチカルの時間軸を、時刻ではなく書く場所の区切りとして使う方法もメーカーから紹介されていて、この記事の考え方とは別の使い方になります。
マークスの手帳活用のアイデアでは、日付の下に一番大切な予定を書き、午前の時間軸にタスク、午後の時間軸に振り返りを書き込む使い方がありました。
NOLTYの手帳活用レシピにも、ライフログ用にバーチカルを組むときに、仕事の時間の欄を思い切ってTODOのスペースにする例が載っています。
EDiTの週間ノートと1日1ページの違いや続けやすい使い方は、EDiT手帳の1日1ページと週間ノートの違いと、続く使い方をまとめた記事をのぞいてみてください。
24時間軸の週間バーチカルにToDoやメモの欄がある手帳を探している方は、ジブン手帳 Bizの最新版をのぞいてみてください。
見開きで1週間を時間軸で管理するバーチカル式の一例として、フランスの手帳ブランド、クオバディスの「エグゼクティブ」があり、中の紙はクレールフォンテーヌ社製です。
サイズや月間・1日1ページなどほかの型は、クオバディスの公式オンラインショップで確かめられます。
レフト式は右のメモ欄にToDo
レフト式は、見開きの左側に1週間分の予定欄、右側にメモ欄が並ぶフォーマットです。
NOLTYプランナーズのコラムは、タスク管理にはレフトかバーチカルが向くとしたうえで、レフトでは右側のメモページにタスクを書けると説明しています。
高橋書店も、レフト式の右ページは丸ごとメモとして使え、ToDoリストやルーティンワークなど、書きたいことを自分で決めて使うのもよしという立場です。
高橋書店の社員の例では、レフト式の右ページの使い方として「メモとして使う」という回答がいちばん多かったそうです。
右ページは分割して左ページと連動させてもよいとされていて、NOLTYの手帳活用レシピにも、右ページを線で区切って見出しを付ける例がありました。
ほぼ日手帳のweeksは週間レフトの手帳で、右のメモページの左端に、「左にタスク、右にメモ」などと書き分けるための薄いラインが入っています。
weeksには1日を3つに分ける目安の点「ツードット時間軸」もあり、朝・昼・晩に分けたり、予定とTO DOを区切ったりするのにも使えるそうです。
一方、コクヨの公式ショップのコラムは、週間レフトの左ページを、時間単位の予定より、午前と午後でそれぞれやることリストを書き出す使い方に合うとしています。
時間単位で予定を管理したい人にはバーチカルのほうが使いやすいはず、というのが同じコラムの見方でした。
高橋書店も、左の欄に目盛りがある商品なら時間割のようにタスクを管理し、目盛りがなければドットで1日をざっくり分けてToDoを書いてもよいと説明しています。
レフト式では、1週間分のToDoは右のメモ欄に集め、左の日付欄にはその日に取りかかるものを午前・午後くらいの単位で書き込むと、左右の役割を分けやすくなります。
weeksを含むほぼ日手帳のラインナップの違いは、ほぼ日手帳の種類と値段を、サイズと書く量から比べた記事で整理していますよ。
週間ブロックとマンスリーの置き方
週間ブロックは曜日ごとの枠で1週間を区切ったフォーマットで、高橋書店は一週間単位での予定管理がしやすいレイアウトとしています。
NOLTYの手帳活用レシピによると、ブロックタイプは日本では基本的にTODO管理に特化したものが多く、1日ごとにチェックボックスが付いた例も紹介されていました。
同じページでは、スケジュールはデジタル、TODO管理は手帳という方にもすすめられています。
時間軸を持たない週間ブロックなら、曜日の枠そのものをその日のToDoリストとして使い、時刻の決まった予定だけは時刻を添えて書く、という分け方がしやすいかも。
マンスリーはカレンダーと同じ形で1か月を見渡すフォーマットで、高橋書店は、手帳を初めて使う方でも使いやすい記入形式だと紹介しています。
NOLTYの手帳活用レシピでは、月間ページの下の余白にWISHとTODOリストを書く使い方が取り上げられ、毎月3つずつ書くといったルール化も提案されていました。
シヤチハタも、マンスリーのメモ欄にその月の目標やToDoリストを書けると説明しています。
高橋書店のマンスリーには升の真ん中に薄い罫線が入った商品があり、自分と家族のように2種類の予定を書き分ける使い方も紹介されていますが、罫線のない商品もあるそうです。
ここまでの置き場所と時間の書き方を、フォーマットごとの早見表にまとめました。
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| フォーマット | ToDoの置き場所 | 時間の書き方 | 向く人 |
|---|---|---|---|
| バーチカル | 時間軸の横や下のメモ欄（チェックボックス付きの欄はToDoリスト向け） | 時刻の決まったToDoを時間軸へ直接書き、必要な時間を矢印や枠で示す | 予定が多く、時間単位で管理したい人 |
| レフト式 | 右のメモ欄（ほぼ日手帳のweeksは薄いラインの左側） | 左の日付欄に午前・午後の単位で書く、目盛りがあれば時間割のように書く | 時間単位より午前・午後くらいの単位で管理したい人、書く内容を自分で決めたい人 |
| 週間ブロック | 曜日ごとの枠（1日ごとのチェックボックス） | 時刻の決まった予定は時刻を添えて枠に書く | ToDo管理を中心にしたい人、スケジュールはデジタルで管理する人 |
| マンスリー | ページ下の余白やメモ欄 | 日付の升に締切日や定例の予定を書く | 先の予定や締切を見渡したい人、手帳を初めて使う人 |
表は各メーカーの公式サイトや公式記事の説明をまとめたもので、同じフォーマットでも商品によって欄の構成が違う場合があります。
自分の手帳の欄を見ながら、表の「ToDoの置き場所」の列に当てはまる欄がどこにあるかを先に決めておくと、書き始めてから迷いにくくなりますよ。
タイムスケジュールとガントチャート
ToDoの置き場所が決まったら、次は時間の書き方を考えていきます。
手帳で扱う時間には、1日の中で何時に何をするかというタイムスケジュールと、数週間から数か月かかる仕事の進み具合という、長さの違う2種類があります。
1日の時間は週間ページの時間軸、数か月にわたるプロジェクトは月間ページのガントチャートというように、書く場所も分けて考えると整理しやすくなるはずです。
NOLTYの冊子は、時間を見積もって予定を立て、実際にかかった時間を記録して見積もりとの差を確かめる流れを、PDCAの形で説明しています。
NOLTYプランナーズのコラムも、タスク管理にはレフトやバーチカル、プロジェクト管理にはガントチャートや横ケイという分け方で、レイアウトを紹介していました。
この章では、一日のタイムスケジュールの組み方、予定と実績の差の書き足し方、プロジェクトのガントチャートの書き方を順番に見ていきましょう。
一日のタイムスケジュールは見積もりから
一日のタイムスケジュールを組むとき、最初にやるのはToDoごとにかかる時間の見積もりです。
NOLTYの冊子は記入のポイントとして、時間を見積もること、移動時間を取ること、クッションタイムを取ることを挙げています。
クッションタイムは、予定が長引いたり想定外のことが起きたりするのを見越して、あらかじめ空けておく時間のことですね。
冊子の例では、朝の身じたくなどにかかる時間を60分、企画書作成を2時間30分というように、時間の長さまで書き込まれていました。
NOLTYプランナーズのコラムは、タスクを分割して書き、最初は見積もった時間の2倍程度の余裕を見ておくよう勧めています。
分割しておけば、短い空き時間にも作業を組み込めるという説明もありました。
見積もりが短くなりがちなことは、心理学の研究でも取り上げられています。
計画錯誤についての研究では、人は自分の作業の完了時間を楽観的に見積もりやすく、過去の関連する経験を予測と結びつけるよう指示された人では、その楽観的な偏りが見られなくなったと報告されました。
1つの作業としてまとめて見積もった時間は、細かく分けた作業ごとの見積もりの合計より短かったという実験もあります。
ただ、分けて見積もっても長くなるとは限らず、増える場合も減る場合も変わらない場合もあるとする研究もあるので、細かく分ければ正確になると言い切れるわけではありません。
また、職場での予防接種の実地実験では、受ける日付と時刻の両方を書く欄があった人たちの受診率が対照群より4.2ポイント高く、日付だけを書いた人たちの差は統計的に意味のある差ではなかったそうです。
手帳での実験ではないものの、日付だけでなく時刻まで決めておくことが行動を後押しするかもしれないという結果で、ToDoを時間軸に置く考え方とも重なる部分があるかなと思います。
見積もった時間はToDoの横に「30分」のように小さく書き添えておくと、あとで実際にかかった時間と見比べやすくなりますよ。
予定と実績の差を書き足す
タイムスケジュールを組んだら、1日の終わりに、予定どおりに進んだかどうかを時間軸へ書き足していきます。
NOLTYの冊子はPDCAの流れの中で、Doとして実際にかかった時間を記録し、Checkとして見積もり時間と実際にかかった時間の差を確かめるよう説明しています。
記入例では、予定より早く終わったものに①、ほぼ予定どおりのものに②、予定より時間がかかったものに③を付け、「③/20分」のように差の時間まで書き添えていました。
予定を書いた時間軸にそのまま記号を足すので、実績用の欄を別に用意しなくても記録を残せるのがよいところです。
冊子には、社内の会議、外出、ToDoのように予定の種類ごとに線の引き方や色を変えると、種類ごとにかけた時間を把握できるという説明もあります。
NOLTYの手帳活用レシピでも、社内会議は矢印、外出は赤矢印、作業などは四角枠というように、書き方のルールを決める例が紹介されていました。
色や囲み方で予定の種類を書き分けるルールの決め方は、手帳の書き方の基本ルールをまとめた記事で整理しています。
振り返りは記憶だけに頼ると曖昧な部分が出てくる、というのが冊子の指摘です。
書き残した実績は、次に似たToDoの時間を見積もるときの材料になり、先ほどの計画錯誤の研究で、過去の経験と結びつけると楽観的な偏りが見られなくなったという話ともつながります。
急な対応が入ったときは、必要に応じて優先順位を入れ替えたり、予定を立て直したりするよう冊子は勧めています。
続けるコツとして、朝の通勤・昼・夜のように1日3回手帳を開いて眺めることも挙げられていました。
時間軸に空きがあるからといってToDoを隙間なく詰め込むと、1つ遅れただけで後ろの予定まで次々にずれてしまいがちです。
コクヨの2022年の記事も、スケジュールに組み込むときは各タスクの時間を見積もり、詰め込みすぎずに空白の時間を作るよう勧めていました。
同じ記事では、カレンダーアプリに入力する場面の話として、1日1〜2時間分の余裕を持たせる方法も紹介されています。
見積もりは楽観的になりやすいと考えて、クッションタイムや移動時間を先に確保してからToDoを置いていくと安心ですよ。
プロジェクトは月間のガントチャートで
数週間から数か月かかるプロジェクトの管理には、ガントチャートが使えます。
デジタル大辞泉では、ガントチャートはスケジュール管理のための帯状グラフで、横軸に時間、縦軸に工程や人員別の作業期間を配したものと説明されています。
ブリタニカ国際大百科事典では横線工程表とも呼ばれる計画と統制のための図表とされ、日本大百科全書は、時間軸で計画と実績を対比して示すのが基本としていました。
コクヨの2021年の記事も、縦軸に業務を細かく分けて並べ、横軸に日時を置いて、作業の期間を横棒で示す書き方を紹介しています。
記事の筆者は、月間ブロックでは開始日と締切はわかっても、業務の重なりや空きがわからず、ガントチャートにしたことで休暇を取れる時期が見えたそうです。
縦軸を家族の名前にすれば家族の予定の管理に、習慣にすれば記録にも使えるとも書かれていました。
手帳の中でガントチャートを書ける欄としては、NOLTY 能率手帳の月間ガントチャートがあり、週間レフトと組み合わせた構成です（出典：NOLTY 能率手帳 公式サイト）。
公式サイトでは、作業計画やスケジュールを横型の棒グラフで書き込み、進み具合をわかりやすく示した工程管理表としてガントチャートを説明しています。
NOLTYプランナーズによると、能率手帳の普及版の月間レイアウトは見開き2か月のガントタイプだそうです。
コクヨのジブン手帳 Bizには月間プロジェクトのページがあり、ダイゴーの公式オンラインショップでは、月間ブロックとプロジェクト欄が同じページにある短期プロジェクト向けの「マンスリー＋チャート」が、工程管理や生産管理に向くレイアウトとして紹介されています。
NOLTYの公式サイトは、能率手帳のガントチャートをハビットトラッカーとして活用する方も増えていると紹介していて、コクヨのジブン手帳の活用例にも、Bizのプロジェクト欄で科目別の勉強時間を記録する使い方がありました。
ガントチャートの欄を習慣の記録に使う方法は、手帳のハビットトラッカーの置き場所と項目数、続かないときの直し方まで取り上げた記事で詳しく紹介していますよ。
月間ブロックの横にプロジェクト用のチャートが並ぶ手帳なら、締切の違う仕事の期間を1ページで見渡せます。
月間と週間の使い分け
ToDoの置き場所と時間の書き方が決まったら、最後に月間ページと週間ページの役割を分けておきましょう。
月間と週間の両方に同じ予定を書いていると、書き写す手間が増えるうえに、片方だけ直して内容が食い違うこともあるかもしれません。
NOLTYの冊子は、ページごとの役割をはっきり分けているのが特徴です。
月間ページは1か月の目標や予定を把握する場所で、今月の目標、会議などの定例の予定、提出書類などの締切日、1か月の振り返りを書くとされています。
週間ページは、会議・来客・外出の予定と、優先順位の高いToDoの実行予定を書く場所です。
さらに年間ページは、12か月を見渡して進捗を管理し、プロジェクトの進行状況を書き込むページとして紹介されていました。
この役割分担を型として覚えておくと、何をどのページに書くか迷う場面が減るはずですよ。
月間は締切、週間は時間を持つ
NOLTYの冊子の役割分担を、この記事では「月間は締切、週間は時間を持つ」という型として整理してみます。
月間ページには締切日と定例の予定、今月の目標を書き、いつまでに何を終えるかを見渡す場所にします。
コクヨの公式ショップのコラムにも、マンスリーは長い期間を俯瞰して見るのに役立てるページだという説明がありました。
コクヨの社員の例では、マンスリーは納期までにどのくらい期間があるかの感覚がつかみやすいとされ、月初に月の予定、週ごとにその週のToDoを使わない土日欄、毎日その日のToDoを書く使い方が紹介されていました。
月次のタスクやルーティンの仕事が多い人、会議や打合せの予定が比較的少ない人に向く使い方だそうです。
週間ページには、会議や外出のように時刻の決まった予定と、優先順位の高いToDoを実行する時刻を書き、時間の使い方を持たせます。
年間ページや月間のガントチャートには、数か月にわたるプロジェクトの進み具合を置く、という3段の分け方です。
ほぼ日の社員の例では、年間インデックスのページでプロジェクトのスケジュールを管理し、予定はすべて月間カレンダーへ、週間ページは会議のメモに使っていると紹介されていました。
撮影用に再現したスタッフ個人の使い方と注記されているので、1つの例として見ておくとよさそうです。
月間ページは、今月の目標と定例の予定、締切日を書いて見渡す場所です。
週間ページには、時刻の決まった予定と、優先順位の高いToDoを実行する時刻を書き込みます。
ToDoは週間ページのメモ欄など1か所に書き出し、時刻が決まったものから時間軸へ置いていくと迷いにくくなります。
数か月にわたるプロジェクトは、年間ページや月間のガントチャートで進み具合を追いましょう。
具体的な計画を立てると未完了の目標が頭の中で邪魔をしなくなったという実験や、寝る前の5分間に明日以降のやることを具体的に書いた人のほうが、終わったことを書いた人より早く寝ついたという18〜30歳の57人を対象にした実験もあります。
時間管理は仕事の成果より幸福感との関係のほうが強いとする研究のまとめもあるので、手帳のタスク管理は成果を上げるための道具というより、落ち着いて過ごすための道具と考えるくらいがちょうどいいかなと思います。
スケジュールはスマホのカレンダー、ToDoは手帳というように分けて使う方法もあり、コクヨの公式ショップのコラムでも、細かい予定はスマホ、手帳には主要な予定だけという使い方が紹介されていました。
アプリと紙の組み合わせ方は、アプリ・タブレット・紙併用の3つの型でデジタル手帳を比べた記事で詳しく整理しています。
手帳のタスク管理に関するよくある質問（FAQ）
ToDoリストは手帳のどこに書く？
NOLTYの公式冊子は、今週のToDoを週間ページのメモスペースに書き出すよう勧めています。
レフト式なら右のメモ欄、バーチカルなら時間軸の横や下のメモ欄、週間ブロックなら曜日ごとの枠が、置き場所の候補になります。
どこに置く場合も、書く場所を1か所に決めておくとToDoを見失いにくくなりますよ。
バーチカルの使い方のコツは？
時刻の決まったToDoは、「10:00〜テレアポ」のように時間軸へ直接書き込むのが基本です。
NOLTYの冊子では、決まっている予定、優先順位の高いToDo、すき間時間の見通しの順に書き込み、必要な時間を見積もって記入するとされています。
1日の終わりに予定との差を①②③や「③/20分」のように書き足しておくと、次の見積もりに生かしやすいかなと思います。
レフト式でタスク管理はできる？
NOLTYプランナーズのコラムは、タスク管理にはレフトかバーチカルが向くとしていて、レフト式でもタスク管理はできます。
右のメモ欄に1週間分のToDoを集め、左の日付欄には午前と午後の単位でその日にやることを書くと、左右の役割を分けやすくなります。
時間単位で細かく管理したい場合はバーチカルのほうが使いやすい、とコクヨの公式ショップのコラムは説明しています。
ガントチャートは手帳で書ける？
NOLTY 能率手帳の月間ガントチャートや、ジブン手帳 Bizの月間プロジェクトのように、ガントチャートを書ける欄がある手帳があります。
専用の欄がない手帳でも、方眼のメモページなどに縦に作業の名前、横に日付を並べて作業の期間を横棒で引けば、ガントチャートの形にできます。
月間ブロックでは見えにくい作業の重なりや空きを確かめたいときに役立ちますよ。
月間と週間はどう使い分ける？
NOLTYの冊子では、月間ページは今月の目標・定例の予定・締切日・振り返り、週間ページは会議や外出の予定と優先順位の高いToDoの実行予定を書く場所とされています。
この記事では、この役割分担を「月間は締切、週間は時間を持つ」という型として整理しました。
同じ予定を両方に書かずに役割で分けておくと、書き写す手間も減らしやすくなるはずです。
まとめ｜タスクは1か所、時間は時間軸に置く
手帳でのタスク管理がうまくいかないときは、書き方を工夫する前に、ToDoの置き場所と時間を書く場所を決め直してみるのがおすすめです。
タスクは残す場所を1か所に固定し、時刻が決まったものはバーチカルなどの時間軸へ直接置くと、書き写しの回数を減らせます。
一方で、書き写しをタスクの選び直しに使う考え方もあるので、自分が続けやすいほうを選んでかまいません。
この記事の要点を、最後にもう一度まとめておきますね。
- ToDoは週間ページのメモ欄など、手帳の中の1か所に書き出して残す
- 時刻が決まったToDoは、「10:00〜テレアポ」のように時間軸へ直接書き込む
- バーチカルは時間軸と補助のメモ欄、レフト式は右のメモ欄、週間ブロックは曜日の枠、マンスリーは下の余白やメモ欄が置き場所の候補
- スケジュールは、決まっている予定、優先順位の高いToDo、すき間時間の見通しの順に入れる
- 見積もりには移動時間とクッションタイムを含め、1日の終わりに予定との差を①②③や「③/20分」で書き足す
- 数か月にわたるプロジェクトは、月間のガントチャートで作業の重なりや空きを確かめる
- 月間は締切と定例の予定、週間は時刻と実行予定、年間やガントチャートはプロジェクトの進み具合という型で分ける
この記事で紹介した使い方は、メーカーの公式サイトや公式冊子、過去の公式記事で説明されている内容をもとにしたもので、商品によって欄の構成が違ったり、仕様が変わったりすることがあります。
手帳を選ぶときは、欄の構成を各メーカーの公式サイトや商品ページで確かめてみてください。
どの使い方を取り入れるかは、ご自身の予定の量や働き方に合わせて、最終的にはご自身の判断で決めていただければと思います。
ToDoの置き場所が1つに決まるだけでも、手帳を開くのが少し楽になるかもしれませんよ。
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